Comment organiser un voyage d’entreprise ?
0Quels sont les avantages pour les participants ? Quels critères prendre en compte pour organiser un voyage d’entreprise en bonne et due forme ? Je vous explique tout !
Les avantages d’organiser un voyage d’entreprise
Selon le type de voyage que vous souhaitez organiser, plusieurs avantages se révèlent et présentent finalement des intérêts majeurs, une fois rentré à la maison.
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Les nouvelles opportunités d’affaires
Les voyages d’affaires sont l’occasion de faire énormément de rencontres dans un lieu défini pour cela. Les participants sont donc ouverts à la discussion et sont propices à la prise de rendez-vous.
Que ce soit pour les salons professionnels, les rendez-vous clients dans une autre ville ou un autre pays, ou bien tout simplement un voyage d’affaires organisé, ce sont des événements qui donnent lieu à de nombreuses opportunités d’affaires puisque le cadre s’y prête. Vous pouvez par exemple conquérir de nouveaux marchés, fidéliser les clients existants, renforcer la notoriété de l’entreprise, etc.
La performance d’entreprise
Cela ne fait aucun doute, les voyages d’entreprise ont toujours un impact considérablement sur la performance et la productivité des équipes. Étant donné qu’elles se trouvent dans un environnement totalement différent, les motivations professionnelles évoluent et se voient tout de suite plus enclins à participer au bien de l’entreprise.
Ces voyages permettent de générer plus de nouveaux clients, si c’est dans le cadre de salons professionnels. Mais, c’est aussi très efficace pour valoriser les compétences de chaque collaborateur et de les inciter à les mettre en valeur lors d’un voyage d’affaires, par exemple.
L’épanouissement des collaborateurs
Enfin, les voyages d’entreprise sont très intéressants pour aider à l’épanouissement personnel et professionnel des collaborateurs. Chaque événement et activité organisés sont l’occasion pour eux de s’exprimer, de se motiver et de se rapprocher davantage du reste de l’équipe.
Ce type de voyage sort de leur quotidien, ils sont donc plus enclins à la discussion et à prendre le temps d’écouter les autres. C’est aussi l’occasion pour vous de renforcer ce sentiment d’appartenance et de consolider les valeurs propres de votre entreprise.
Comment bien organiser un voyage d’entreprise ?
Vous avez prévu d’organiser un voyage pour toute votre équipe ? Voici les critères à prendre en compte.
Définir le type de voyage souhaité
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Selon l’objectif et l’événement souhaité, différents types de voyages d’entreprise existent :
- Les voyages séminaires : très utiles pour les réunions annuelles, les cadres et les commerciaux. Ils permettent de regrouper tous les salariés d’une entreprise en répondant à des objectifs précis. Ils surviennent à n’importe quel moment de l’année et sont ponctués de sessions de travail.
- Les voyages « récompenses » : ils sont généralement organisés en fin d’année ou début d’année pour féliciter tous les collaborateurs pour les bons résultats sur l’année écoulée. Ici, il ne s’agit pas de travailler donc de multiples activités ludiques sont organisées.
- Les voyages « team-building » : l’objectif principal est de renforcer les équipes entre elles et de valoriser chaque collaborateur. Ces voyages sont ponctués par des activités de cohésion.
- Les voyages RSE : ce type de voyage est intéressant pour renforcer l’esprit d’équipe et fidéliser les collaborateurs. Cela est notamment utilisé lorsqu’il s’agit de répondre à des objectifs RSE. Vous pouvez par exemple vous rendre là où vos produits sont sourcés, ou bien partir à la rencontre des personnes qui gèrent l’achat des matières premières.
Définir les contraintes et obligations des participants
Une fois que vous avez trouvé le type de voyage d’entreprise à organiser, il faut se pencher sur les impératifs des participants.
- Combien de participants prévoyez-vous pour ce voyage ?
- Quelles sont les dates du voyage ?
- Quel budget allouer ?
- Quels sont les événements et activités à organiser, une fois à destination ?
- Quels documents officiels emporter avec soi ? (passeport, billet d’avion, VISA, cartes de visite, etc.)
- Est-ce que le voyage rentre dans la stratégie RSE de l’entreprise ?
Choisir la destination et le type de transport
Que ce soit pour le choix de la destination et le type de transport emprunté, il peut être intéressant et bénéfique de faire participer les collaborateurs de l’entreprise. Vous pouvez par exemple intégrer une proposition d’organisation lors de la réunion du CSE, ou bien proposer plusieurs voyages différents et les laisser choisir celui qui leur convient le mieux.
Quoi qu’il en soit, quelles questions se poser pour bien choisir ?
- Un voyage en France, en Europe ou à l’étranger ?
- Proche de la mer, la montagne, la campagne ou la ville ?
- Un voyage sportif, détente ou culturel ?
- Privilégier le train, la voiture, le bus ou l’avion ?
Choisir l’hébergement et la restauration
Pour le choix de l’hébergement et de la restauration sur place, privilégiez toujours un endroit qui est propice à recevoir un groupe. Que ce soit un hôtel dans le centre-ville, une résidence Airbnb ou un village vacances, l’hébergement doit être capable d’accueillir tous vos collaborateurs au même endroit sans que vous vous sentiez à l’étroit.
Côté restauration, prenez en compte les régimes alimentaires de chacun et privilégiez les formules pensions complètes ou demi-pension selon les activités prévues lors du voyage d’affaires.
Enfin, selon le type de voyage organisé, prenez un hébergement qui puisse répondre à vos exigences. Je pense notamment à une salle de réunion dans l’hôtel, une connexion Wifi importante, des espaces communs aménagés, etc.
Choisir les activités à faire
Si vous avez prévu d’organiser un voyage de groupe dans le but de renforcer les équipes, de nombreuses activités peuvent être mises en place. Cela peut être une visite guidée, une randonnée, un escape game, et plus encore. L’objectif est de choisir des activités ludiques qui vont susciter la cohésion entre les collaborateurs.
Quelques idées originales pour organiser un voyage d’entreprise
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Si vous avez envie d’organiser un voyage d’affaires hors du commun, en France ou bien à l’autre bout du monde, voici quelques idées originales de voyages.
- Immersion dans le désert : campement en plein désert, raid en 4×4, soirée orientale, randonnée à dos de chameau, etc.
- Safari en Afrique : soirée dans le bush, rallye en pleine savane, à la rencontre du Big Five, etc.
- Entre mer et montagne : un séjour en Corse, en Slovénie ou encore en Sardaigne, vous pouvez allier la randonnée et les activités nautiques en un seul et même séjour.
- Séjour d’exception : une destination de rêve et paradisiaque comme la République dominicaine, Bali, la Thaïlande. Avec une multitude de spécialités culinaires et d’activités aquatiques.
- Séjour immersif : dans une destination froide comme le Canada, la Suède ou la Finlande, ou bien au soleil, au Maroc, au Costa Rica, à Malte ou bien, en Grèce.
- Découverte d’une culture : la culture irlandaise, écossaise, tchèque ou encore espagnole, entre activités sportives, spécialités culinaires et sorties culturelles.
- Expérience exclusive : un dîner dans le soleil, une nuit dans une cabane dans les arbres, une retraite de yoga, une croisière fluviale, un trek dans les Alpes, et plus encore !
- Séjour régional : partir à la découverte d’une région de France avec la visite de vignobles, de monuments historiques et d’activités ludiques dans un lieu de caractère.
Faire appel à une agence de voyage
Pour vous simplifier la vie, il est possible de faire directement appel à une agence de voyage spécialisée dans les voyages de groupe et notamment, les voyages d’entreprise. Pour cela, plusieurs critères sont à prendre en compte :
- La réputation de l’agence de voyage,
- La visibilité sur le marché de l’événementiel,
- Les références et événements déjà organisés,
- La capacité d’adaptation et de réactivité.
Avoir recours à une agence de voyage permet d’avoir des conseils et recommandations de professionnels du tourisme. Ils sauront donc exactement quoi vous proposer selon vos objectifs et vos impératifs.
C’est pour cette raison que je vous conseille une agence comme Caladeo.
100 % française, Caladeo organise des voyages de groupe, de 20 à 400 personnes dans près de 20 destinations différentes.
L’avantage est que chaque voyage organisé est entièrement sur mesure et adapté aux besoins de l’entreprise. Elle propose différents types de voyage, pouvant aller du court week-end d’entreprise à de longs séjours balnéaires. Vous n’avez rien à faire, les équipes de Caladeo s’occupent de tout !
Quelle destination choisir ? Comment gérer la logistique sur place ? Quels sont les avantages pour les employés ? Vous savez désormais comment organiser un voyage d’entreprise en bonne et due forme.
Si vous avez d’autres recommandations pour organiser un voyage d’entreprise, n’hésitez pas à les partager directement en commentaires.